一、不要浪費時間在無效的事務上
(一)工作時間愈長，效率就愈低
(二)終止浪費時間、績效不彰的方法─沒有必要的溝通，不要花時間去做；沒有必須的工作處理，不要花時間去做；沒有必要的文書作業或書面資料，不要花時間去做；與工作目的無關的事務，不要去做；做了之後，沒有實質效益的事務，不要花資源去做
(三)衡量工作是否具有附加價值
(四)絕對不要做沒有附加價值的事情
二、依照時間先後，有秩序地完成工作
(一)一次專注於完成一項工作
(二)一步錯，步步錯，沒有時間順序猶如兵敗山倒
(三)缺乏時間觀念真是要不得
(四)依照時間順序，有效率的完成工作
(五)依辦理的時間點排順序，逐項完成
三、集中時間與地點處理工作，效率會更高
(一)雜亂的時間分配導致無效的工作
(二)集中事務處理的時間，避免浪費在沒有效益的等待上
(三)將空間動線複雜的事項，集中地點處理
(四)利用承辦機構的作業特性，集中辦理雜項事務
(五)開放性的相同事務集中辦理
(六)將重複作業集中處理，省去很多麻煩
四、減少工作中不必要的判斷及選擇
(一)選擇太多反而不見得是好事
(二)設置提醒或防呆機制降低困擾
(三)鼓勵可提高效益的選擇
五、解決而作瓶頸，減少作業等待時間
(一)造成瓶頸作業的原因千奇百怪
(二)不讓非關鍵作業拖垮整體進度
(三)提升關鍵作業大能打破瓶頸
六、表單、表格是效率的好幫手
(一)表單、表格對於簡化工作的應用─建立員工年度績效考核表單、有系統整理員工的人事資料、員工離職的工作移交要清楚、編製並發行生產計劃表
(二)表單、表格的設計要領與重點─滿足填表人之需要；滿足會簽者之需要；滿足審核者之需要；滿足存檔者之需要；滿足閱讀者之需求；
(三)設計原則─符合表單單設功能目的原則；資訊適當完整原則；作業流程順暢原則；填寫方便流暢原則；便於歸檔查閱運用原則；空間適當利用原則；欄位有效規劃原則；層次分明重點明確原則；組織管理的倫理與慣例原則；符合成本效益原則
(四)不要為了報表而報表
七、善用工作計劃表，精準掌握時程與完成率
(一)例行性業務適用「例行業務週期表」
(二)專案性任務適用「甘特圖」
(三)工作計劃表的應用─職務中既定的例行性業務；工作類型是與職掌有關的非常態性專案任務；不定期的常態性業務及上司臨時交辦的短期任務
八、製作檢核明細(check
list)，確認沒有遺漏
(一)逐項遵循檢視，讓遺漏疏忽不再發生
(二)檢來明細是重要的管理技巧和工具─作業細項、作業的順序、作業的標準、作業條件、作業時間、作業時機、狀況的判別
(三)檢核明細的應用效果─避免工作遺漏，以及減少擔憂工作遺漏的壓力；照表執行，減少工作過程中的遲疑、和程序執行錯誤的疑慮；減少工作過程中重複查閱、核對的無謂動作；隨時可更正、增補重要的程序，累積經驗，以作為工作的持續改善
九、利用顏色管理，增加工作效率
(一)顏色管理增加工作效率的利器
(二)顏色管理在簡化事務上的應用方向─分緩急；分類別；分狀態；分期間；分等級；分安危；分作業；分地區
十、保存記錄存檔，作為下次作業的參考
(一)利用檔案管理累積處理事務的經驗
(二)將做過的事情，做成報告並存檔
(三)將事件過程的處理文件資料收集存檔
(四)將表單文件等分類存檔
(五)記錄存檔對組織發展具有相當效益
十一、平時就做好工作任的維護與準備
(一)做好平時的維護與準備的效益─減少突發事務的發生；減少突發事務處理的困難；可以簡化繁重任務的執行
(二)好的意外是機會，只給有準備的人
(三)不好的意外是麻煩，要預防發生
(四)當不幸突發時，有準備才能化危機為轉機
(五)做好平時準備，才能從容應對
(六)每日維護讓工作更輕鬆
(七)平時做好執行任務的充實準備
十二、對於不合理的額外工作予以適當遏止
(一)因別人的過失或故意而增加自己職責的工作
(二)拒絕不了他們請託，結果增加自己的工作負荷
(三)能力高，會的多，很熱心的人，工作量也比別人多
(四)不要過勞死，從遏止不合理工作開始─拒絕接受；教育訓練；交換工作委託；收費與扣款；處罰禁止；使用者付費
十三、把困難或不經濟的事務外包，發揮最大效益
(一)具體難度與技術的事務，應交由優勢單位處理
(二)凡事不要盡攬，找專人專責執行
(三)不是自己的專業，不符成本效益的工作，都不應勉強承辦
(四)外包工作能減輕負擔、擴展商機
(五)外包作業要著重內容與方式
十四、把工作分散並分工處理更能節省時間
(一)讓其他部門承辦人一起協助分工處理─專案任務的分工；個人職責事務的分工；分工給適當的人員以增加效益；對於複雜龐大事務的分散分工
(二)將工作分散到其他項目內一併完成
(三)管理者的授權與分層負責
(四)掌握分工處理的注意原則─分工的工作，是被分工者很容易執行的工作；工作分工的對象愈廣泛，所分到的工作愈微小，愈能避免工作負荷的增加；工作分工的結果，應該要能降低整體的工作成本，及提高整體的工作效益；最佳的分工結果是，被分工的人也能因而獲得工作的改善
十五、在不增加工作的負荷下，盡可能順手做點事
(一)利用多餘時間，順手做點事
(二)利用空檔的時間，順手做點事
(三)利用沒有效益的時間，順手做點事
(四)利用消費時間，順手做點事
(五)在做有效益產出的工作時，也可以再順手做點事
(六)必須要做有效益的事，才有貢獻
十六、把困難的事務分解，拆段來完成
(一)將工作微小細分，不僅容易達成，負擔也比較小
(二)配合平時的維護與準備，更能獲得最佳的效果
十七、依深度及廣度，分級、分層處理複雜的工作
(一)分級處理與分層處理效果好
(二)資源的作業瓶頸可用分級、分層處理的原則解決
十八、愈重要，愈迫切的工作愈先動手
(一)區分工作的輕重緩急
(二)不要把所有的事情擠在一起執行
(三)事務順序處理不當可能造成的後果─既重要又急迫的事情(突發危機事件、不得不做的事情)；重要但不急迫的事情(創新、發展、規劃、改造等事務；學習、預防、佈局與準備等事務；責任與義務的履行事項)；急迫但不重要的事情；不列入排序
十九、上班族必懂的時間管理方法
(一)有計劃地使用時間
(二)設定的目標要明確、具體、有可實現性
(三)區分優先順序以及輕重緩急
(四)將每天的工作順序排列出來
(五)每件事情都有具體的時間結束點
(六)聽從生理時鐘辦事
(七)效果與效率之間進行選擇
(八)區分緊急事務與重要事務
(九)不要想成為完美主義者
(十)學會拒絕
(十一)利用零碎時間
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