關鍵簡報術

一、比條列點更好用的「表格文字」

(一)條列點不是萬靈丹

1.條列點遭到嚴重濫用

2.條列點不能打破沉悶文字

3.絛列點常會導致分析不完整

4.條列點不容易事後查閱

(二)「表格文字」大改造

1.一開頭先放結論

2.精簡內容，加以區隔、排列

3.分欄置放

4.每一段都從結論談起

5.增加版面編排上的明顯對比

6.把文字放置於「表格文字」的表格中

(三)「表格文字」的優勢

1.確保資訊完整性

2.協助精減用字

3.讓讀者放心

4.確保撰文的一致性

(四)使用「表格文字」的最佳時機

1.格式一再重複的資訊

2.簡潔的文字區塊

3.一連串的系列論述

(五)讓「表格文字」更美觀的版面設計

1.文字分欄對齊

2.突顯分層結構

3.修飾主標與副標

4.別分太多層

5.巧妙利用條列點

(六)「表格文字」可能過度使用嗎？

1.投影片可能會過度使用

2.商業報告不太可能過度使用

3.電子郵件不容易做出「表格文字」

二、如何確保你的圖表很成功

(一)使用圖表的迷思

1.很多圖表無簡化的效果

2.圖表未必能代替1千個字

3.圖表所提供的洞見不得比表格多

4.很多圖表無助記憶

5.圖表不需要讓人記得住

6.圖表不需要一看就懂

(二)製作圖表前先問：

1.使用文字呈現會不會更好？

2.使用表格呈現會不會更好？

3.圖表是最好的選擇方案嗎？

4.你想講的是什麼？

(三)製作俐落圖表的秘訣

1.繪圖上的禁忌：

(1)避免使用3D效果

(2)區隔網底與格線

(3)避免黑邊

2.標籤、文字與座標軸的標示

(1)直接標在圖表上別用圖例

(2)避免過多刻度標示刻度標示要放在圖表「外側」

(3)標題與標籤要由左至右

(4)標題與標籤要使用黑體字

(5)圖標盡量精簡

(6)負數要放在括號裡

(7)先下導引的標題再放圖說

3.決定圖表的大小與擺放位置

(1)讓圖表與相關的文字緊鄰

(2)圖表要小而精簡

(四)製作比較物件的圖表

1.非時間序列物件的比較圖表

(1)只比較單組資料

(2)比較數組資料

(3)比較大量資料

2.依照時間序列的圖表

(1)只比較單組時間序列資料

(2)比較數有時間序列資料

(3)比較大量時間序列資料

3.超過一組資料，應避免使用的熱門圖表

(1)避免使用多個圓餅圖

(2)避免並排柱狀圖

(3)避免使用堆疊直條圖

(4)避免使用群組柱狀圖

(5)避免製作數據差距過小的圖表

(五)製作更多商業圖表的好點子

1.倒轉的圖表

2.基數換算圖表

3.提供概觀與細節的圖表

(六)豐富詳細的組織圖

1.傳統組織圖的缺點

2.用更好的方式來顯示組織架構

三、製作令人喜愛的表格

(一)讓表格改頭換面的5大原則

1.移除不必要的格線

(1)格線缺點：格線過於搶眼易使人分心；格線有礙讀者瀏覽表格；格線很醜特別是粗格線

(2)出色格線的秘訣：省略垂直格線；避免不必要的長格線；製作淺色格線；增加空白列區隔；增加特定數據列的列高；避免格線碰到數字

2.避免過度強調

(1)避免在表格中使用細體字

(2)表格內的文字應比內文小

(3)欄位標籤的字級最小

3.欄與列要排序

(1)把最重要那一欄放在最靠近標籤欄

(2)把可比較的欄目放在一起

(3)排列可比較的欄位

(4)重新微調列序

4.製作小巧的表格

5.增加導引圖說和標題

(1)簡短描述

(2)同時列出實質標題與導引圖說

(3)要具體描述

(4)標題要與表格資料相互呼應

(5)說明特別之處

(二)表格的常見錯誤

1.不必要的0與括號

2.數字

3.在沒有必要的狀況下重複文字與標籤

4.難以解讀的欄目名稱

5.表格必須前後一致

(三)資料的排列方式

四、優劣立現的方案比較

(一)適合呈現方案比較的方法

1.「ˇ」與「χ」表格

(1)讀者可輕鬆比較

(2)確保書寫的一致性

(3)避免過多重複

(4)確保分析更完整

(5)提供更細膩的分析

(6)簡化分析便於提供摘要

(7)容易回頭參閱

2.2×2矩陣

(1)只能處理3個以下的問題

(2)無法看出資料區間

3.泡泡圖

4.決策樹

五、傳達清楚資訊的數字技巧

(一)令人費解的數字

1.看起來很恐怖

2.很難記

3.很難加起來

4.誤以為「很精準」

(二)簡化數字的良方─四捨五入

1.變動式四捨五入

2.不使用四捨五入的情況：處理差距很小的數字；數字持續相乘；數字需平衡計算；提供分析的數字；稽核存底性質的數字；想讓聽眾搞不懂的數字

(三)數字顯示技巧

1.文字數字的顯示：在十以下就以文字完整寫行來；句子別以數字開頭；別省略文字開頭的零；秀出數字的範圍

2.百分比的顯示：超過100%，以「＞99%」呈現

3.負數的顯示─「-」不要離數字太遠，不要用紅色

(四)避免數字落單

六、具有設計感和衝擊效果的文件版面

(一)改良版面設計的四大原則

1.對比

2.重複

3.對齊

(1)垂直對齊：對齊word表格的邊緣；對齊數字；對齊引號與句點

(2)水平對齊：對齊文字欄頂；對齊表格標籤

(3)對齊連續性文字

4.鄰近

(二)迅速有效的版面技巧

1.避免文字列太長

2.運用與創造空白

3.避免畫底線

4.避免大寫

5.避免隨性大寫

6.避免斜體字

7.小心使用反白字

(三)其他詳細版面技巧

1.句型

2.行距：連續性文字行距約為1.2倍；標題設定為單行間距即可；大標題用0.8倍行距

3.版面設定：美觀的框線與直線；自行斷行；避免版面凌亂

4.字的顏色

(1)該使用多種顏色嗎：是否會引來爭議；為誰使用顏色；聽眾會期待或需要各種顏色嗎？聽眾討厭彩色嗎？彩色影印機或印表機夠好嗎？文件最後是黑白呈現的嗎？

(2)如果要使用顏色：若要寄發檔案讓人列印；顏色要柔和或亮眼；避免單靠顏色說明資訊；最好選擇大家熟悉的顏色；用色要一致；要請專業人士設計嗎？如果需要用色而公司沒有設計部門

(3)如果不用彩色：用灰色引起視覺興趣；修改excel預設調色盤

(四)關於文件設計的點子

1.適用任何文件的點子：封面、重點引述；小節標題；表格文字

2.適用特定文件的點子：橫式報告；通知或報告

七、令人印象深刻的投影片

(一)讓讀者記住訊息

1.把字放大

2.使用頭字語

3.好記的引述句

4.增強印象的漫畫

(二)讓聽眾傾聽，而非閱讀投影片

1.打亂格式

2.不秀出任何東西

(三)製作講稿和大綱

1.減少條列點的講稿

2.清楚明瞭的大綱

(四)何時該為投影片調整「規則」

1.混用或多加圖表

2.添加一點色彩

3.記得你的聽眾是誰