效率10倍的萬用手冊工作術

一、大幅提升效率的「萬年手冊工作術」基本功

(一)左右工作產能的「黃金時段」─黃金時段是高成效的時間帶；黃金時段因人而異

(二)活用「黃金時段」的三階段─確實掌握何時是自己的黃金時段；規畫一個可以在黃金時段好好工作的行程表；提升專注力，讓任何時間都成為黃金時段

(三)嚴禁加班，在規定時間內一決勝負

(四)前一天就決定下班時間

(五)工作達「80」分就放手

(六)公私不分─可同時瀏覽工作和私生活的萬用手冊

(七)萬用手冊必備的三種活頁表─行程活頁表；備忘錄活頁表；待辦事項活頁表

(八)依工作內容規畫分頁卡

─重點：

1.每個人都有工作成效最佳的時間帶「黃金時段」

2.掌握自己的「黃金時段」，配合該時段安排工作

3.只要能提升專注力，就能創造出個人的「黃金時段」

4.盡量避免加班，養成「在期限內完成工作」的習慣

5.前一天決定好下班時間，工作效率自然提升

6.時常思考工作能否在80分放手，進行優先順位排序

7.思考行程規劃時請公私不分

8.萬用手冊的必備活頁包括「行程」、「備忘錄」和「待辦事項」

9.萬用手冊若有專有分頁卡，隨時隨地將能迅速完成工作

二、有助專心執行工作的「行程規畫」竅門

(一)自由規畫行程的兩種「武器」─時間鎖定、自我約定

(二)利用「時間鎖定」確保專注時間─在公司內「合法假裝外出」

(三)利用「自我約定」預約重要時間─一味配合對方，將會任人擺布；「自我中心」的高效率行程規畫

(四)定約會當下就決定「結束時間」─記錄開始時間及結束時間

(五)利用「自定期限」告別「拖拉病」

(六)重要工作採用「集中型」，捨棄「分散型」

(七)不只記錄「個人預定」，也要記錄「團隊活動」

(八)應該主動納入行程表的時間─空白時間；思考時間；製作行程表的時間

(九)能掌握一日，每用和每年也易如反掌

(十)善用便利貼規畫行程

─重點：

1.善用「時間鎖定」，確保可以在公司專心工作的時間

2.「自我中心」亦妨，規畫行程時優先安排「自我約定」

3.定約會時要先決定開始時間和結束時間

4.對任何工作都養成設定「自我期限」的習慣

5.利用「集中型」行程表，一鼓作氣完成重要工作

6.有可能跟自己相關的「團隊活動」也要記在行程表裡

7.莫忘設定「空白時間」、「思考時間」和「製作行程表時間」

8.若能掌握一日行程的技巧，每年和每月的行程規劃便能得心應手

9.依目的性快用不同顏色的「便利貼」標示變更的預定計畫

三、確實完成大量工作的「待辦事項表」使用法

(一)待辦事項表要一日完結─一日完結；將成果視覺化

(二)日拋待辦事項表的表現法─工作要設定要「可執行範圍」；關鍵字是「數事」和「動詞」

(三)應該何時製作待辦事項表？─下班前、睡覺前

(四)待辦事項的優先順序設定法

(五)準備間隔時間待辦事項表

(六)準備而作優先順序表

(七)準備目標別待辦事項表

(八)準備聯絡專用待辦事項表

(九)準備玩樂待辦事項表

─重點：

1.待辦事項表須「一日完結」，並將成果「視覺化」

2.待辦事項表內的而作要設定在「可執行範圍」內

3.可執行範圍的關鍵是「數字」和「動詞」

4.待辦事項表應該「前一天」製作，並善加運用「暗示效果」

5.簡化項目，自然就能掌握優先順序

6.有「間隔時間待辦事項表」，就不致受時間擺布

7.請務準備「工作優先序表」

8.依目的別準備「聯絡」、「玩樂」等待辦事項表

四、迅速激發大量靈感的「備忘錄」紀錄法

(一)「備忘錄」本質上是溝通工具─可防止健忘；展現熱忱；有助大腦靈活

(二)寫「備忘錄」切勿一字不漏的抄寫─簡化、能判讀

(三)每週務必檢視備忘錄一次

(四)讓備忘錄成為靈感來源的三種方法─不隨便丟棄備忘錄；嘗試組合備忘錄；每日檢視靈感備忘錄

(五)備忘內容應該集中管理

(六)如何決定備忘錄壽命？

(七)讓備忘錄成為「題材簿」的使用法

(八)把自己的觀點加入「題材簿」

重點：

1.備忘錄其實是一種「溝通」的工具

2.備忘錄的書寫重點在於「簡化」和「能判讀」

3.每週務必檢視備忘錄一次

4.為了隨時都能記事，隨身攜帶萬用手冊

5.「組合」和「聯想」是從備忘錄激發靈感的關鍵

6.寫在機動備忘錄的資訊，要全部抄寫回萬用手冊，集中管理

7.利用電腦，有壽命限制的備忘錄就能藉數位化獲得「永生」

8.記錄自己的體驗和觀點，備忘錄就能變成最佳「題材簿」

五、萬用手冊效率10倍增的「工具」集

(一)如何搭配使用萬用手冊和其他工具

(二)多多利用手機記事

(三)手機記事最好殘缺不全─單純、簡短、一眼即知

(四)萬用手冊＋鬧鈴，徹底杜絕時間浪費─鬧鈴可提升行程管理的精確度；利用鬧鈴強行脫身；利用鬧鈴代替開始鐘聲

(五)用名片代表通訊錄

(六)利用筆記本、透明檔案夾把所有東西視覺化

重點：

1.數位工具是萬用手冊的「保險」

2.利用手機記事簿，就能在任何場所記錄資訊

3.殘缺不全的手機記事可以鍛鍊腦力

4.鬧鈴是行程管理、提振幹勁的必需品

5.把名片夾進萬用手冊通訊錄

6.大型靈感可利用筆記進行「視覺化」

7.夢想和目標可利用透明檔案夾加以可視化