超有效備忘錄

一、讓工作效率提高十倍的基本備忘錄

(一)改善工作心情─來做備忘錄吧！

1.工作如果順手，根本不覺得忙碌

2.如果能依照自己的節奏工作，自然能提高工作能力

3.製作備忘錄有助於維持工作節奏

(二)養成事事記錄的習慣

1.想到什麼就記下來

2.服裝記錄大功用

3.隨手記錄，效用無窮

(三)首先列出待辦事項清單

1.待辦事項清單是備忘錄的基本要素

2.將已完成的事項─用紅筆劃去

3.可以留到明天再做的事，千萬不要在今天內做完

(四)緊急時刻的備忘錄─妥善對應緊急狀況

1.記得在辦公桌準備一份備忘錄

2.協調做到一半的而作和突發狀況

3.B5記事本最適合緊急狀態

(五)無聊會議時的備忘錄─製作出席者的個人檔案

1.縱使是沒營養的會議，還是能有所收穫

2.覺得會議無聊嗎？開始觀察與會者吧！

3.人物備忘錄是業務員的至寶

(六)電話備忘錄─致電之前也要先做備忘錄

1.突然被電話打斷工作

2.電話備忘錄

3.致電之前，更需要備忘錄

(七)告知備忘錄─有條不紊的傳達訊息

1.簡潔、明瞭、迅速、確實

2.將傳言規格化，避免遺漏

3.對方的語氣也是記錄重點之一

(八)移動時的備忘錄─隨時隨地都能做備忘錄

1.隨時隨地都能記錄

2.自動鉛筆和手掌尺寸記事本的使用訣竅

3.找出最適合自己的記錄姿勢

(九)外訪時的備忘錄─配合地點選擇備忘錄

1.配合外訪地點選擇備忘錄

2.你永遠不知道何時需要記備忘錄

3.隨身攜帶小記事本

(十)演講或座談的備忘錄─記錄對自己有益的事

1.只記錄「自己覺得重要的事情」

2.B5尺寸最適合用來記錄演講

3.演講無聊嗎？把原因記下來吧！

(十一)催生企劃的備忘錄─從備忘錄獲得「靈感」

1.企劃書首重「內容」和「表達方式」

2.從備忘錄或簡報擷取靈感

3.一份備忘錄＋幾份情報＝企劃書

(十二)催生報告的備忘錄─確實把握重點

1.明確列出「目的」和「成果」

2.事先思考「目的」和「成果」

3.將要填入報告書的要素統一寫在一個地方

(十三)輕鬆管理交通費─交通費備忘錄

1.知易行難的交通費管理

2.製作交通費專用的備忘錄

3.小工具大效用

(十四)隨處放置備忘錄─隨時都可以接電話

1.活用名片尺寸的備忘錄和手機

2.在名片夾中放入備用小卡

3.備忘錄是業務員的性命

二、活用於工作上的終極筆記術

(一)過目不忘的「名片筆記術」

1.活用交換到的名片

2.名片筆記的重點是之後看了自己的記錄可以想起當事人

3.活用藝人名或插畫

(二)有效整理報章雜誌訊息的筆記術

1.運用報章雜誌的剪報迅速找到重要的情報

2.利用筆記，達到有效的簡報整理術

3.盡量將報章雜誌的報導完整地保存下來

(三)增進自我能力的「讀書筆記」

1.念書時，要準備筆記

2.一邊閱讀一邊寫筆記

3.小說的閱讀也可採用筆記的方式處理

(四)筆記管理的編碼法

1.先編碼

2.一邊記筆記一邊加註頁碼

3.不要讓編頁碼妨礙到做筆記

(五)決定會話力高下的「個人情報筆記」

1.只要能掌握對方興趣與個人情報，誰都可以進行內容充實的會話

2.收集對方的個人情報

3.好的會話將為工作帶來非常大的正面助力

(六)拓展人脈的「專長筆記」

1.「問人」是解決問題的最佳捷徑

2.請在通訊錄或資料卡記錄朋友們的特長

3.拓展人脈，快樂活用人脈

(七)提高職場工作效率的「應付上司筆記」

1.活用筆記，就可以改以上司

2.在上司面前確實地記下筆記

3.注意不要使上司的心情惡化

(八)提升職場全體品質的「部屬指導筆記」

1.盡量記下部屬的行動

2.以觀察具體行動來節省無謂的時間浪費

3.明確的糾正有助於職場環境的改善

(九)做好筆記，預防行程變更時的糾紛

1.變更預定行程時，採已變更行程的方式做記錄

2.注意行程變更後又再更改回原狀的情況

3.變更行程記錄時，一定要留下痕跡

(十)請這樣標示筆記重點

1.強調時最好用簡單易懂的方式─大寫、粗體字、畫底線或旁線、更換筆的顏色、更換位置

2.以顏色區分重點的筆記方式不適用於緊急事件時

3.重點部分要一目了然

(十一)筆記用紙以選用大張用紙為優先

1.工作討論時的筆記用紙以大張用紙較好

2.A4的筆記用紙容易保存

3.外出時也使用A4用紙

(十二)名片用完時用筆記對應的技巧

1.名片用完是商務人士的致命傷

2.經常攜帶名片大小的名片

3.之後補送正式的名片技巧

(十三)不浪費，快樂購物的「購物筆記」

1.寫購物清單也要有技巧

2.依物品類別做好購物項目欄

3.將雜誌內的資訊保存在記事本中

(十四)確實掌握情報的「筆記整理法」

1.寫好筆記後，該如何有效運用

2.筆記的重點是之後的瀏覽

3.沿著記號做整理、分類

三、在工作上、在人生上，百分之兩百活用記事本

(一)能否活用記事本的關鍵在於記事本選擇方式

1.選擇筆記本，首先需要「觸感」

2.推薦迷你小型五孔記事專用本

3.能清楚列出行程是選擇筆記本最大的重點

(二)避免行程過密的行程表

1.行程的安排要有空缺

2.行程安排混亂會招致巨大的工作壓力

3.優先處理異動行程

(三)在一本記事本中編輯「看得舒服的行程」訣竅

1.設法把行程細節集結在一本記事本中

2.備忘錄、反省欄寫在空白處，一般記事欄用別的記事本

3.請這樣地管理一本記事本

(四)使用符號和數字「輕鬆地」把筆記變「簡單」

1.記事本中能寫的分量有限

2.簡化筆記的方法

3.利用英文字母和數字達到簡便的符號化

(五)確實掌握所有部屬行程的方法

1.有部屬的人，不能只注意自己的備忘錄

2.對於部屬的行程也要利用記事本確實管理

3.行程公開將有助於全員工作的流暢

(六)運用筆記簿或記事本稍微改變心情

1.使用記事本將可輕鬆改變工作心情

2.以記錄觀察心得來轉換心情

3.轉換工作心情的筆記有時也會有想不到的益處

(七)累積「雜記」，活用於商場

1.閒聊的能力將可左右工作成果

2.時常在記事本中準備「聊天的話題」

3.利用記事本最後一頁作為「雜記」

(八)將能振奮精中的句子寫在記事本的空白中

1.心情沮喪時可以振奮精神的金玉良言

2.一定要在記事本中寫下能提振精神的金玉良言

3.讓自己每次翻閱記事本時都可得到精神的慰藉

(九)利用橡皮筋，將記事本輕鬆運用

1.利用橡皮筋，將本週備忘錄頁數區隔

2.可多使用一條橡皮筋當夾子使用

3.橡皮筋也可用來夾剪報

(十)製作私家版的「餐廳評比指南」，享受下班後的時光

1.遇到喜歡的店的話，一定要寫在記事本中

2.若加上個人評價的話，就可以成為一個自己專有的「餐廳評比指南」

3.若能妥善累積餐廳資訊，也可以從中受益

(十一)利用記事本掌握可以偷得半日閒的「秘密場所」

1.如何在工作中獲得休息，是提高工作效率的重點

2.能放鬆的地方是一個很重要的資訊，一定要把它記錄下來

3.若能記錄自己的「秘密場所」，日常生活將會變得很愜意

(十二)每個月重新審視備忘錄，減去無謂的行動

1.一定要重審自己的備忘錄

2.自己選擇可以交換資訊的對象

2.極力省去浪費時間的備忘錄

(十三)製作「失敗筆記」，克服自己的弱點、缺點

1.正因為很辛苦，所以要把經歷做成筆記

2.當再遇到相同的試煉時，「失敗筆記」將會發揮威力

3.依照自己個人風格，編製一個一目了然的「失敗筆記」

四、充實日常生活與人生的「筆記」技巧

(一)記錄每天的健康狀態，掌控自己的生活

1.每天記錄自己的身體狀況、精神，將會有意外的發現

2.利用簡單的符號來記錄健康狀況

3.從自我審查尋找解決問題的各樣方法

(二)利用簡單的飲食記錄，過著健康的生活

1.利用飲食記錄，過著健康的生活

2.筆記中只寫下菜名即可

3.約略式的記錄方式比較可以持久

(三)記錄在家時間，充實家庭生活

1.不擅處理家務的人一定要做筆記

2.記錄四個時間，劃分出與家人的時間

3.知道自己在家的時間，就可以妥善利用那段時間

(四)全家交換「留言筆記」，增加彼此溝通

1.家庭成員都準備一本筆記

2.利用一本留言本豐富與孩子們的溝通

3.交換筆記可增加家庭關係的親密度

(五)預防不測的事發生，經常準備家人的緊急聯絡地址

1.事先準備緊急時可聯絡的家人通訊地址

2.經常利用記事本管理家族危機處理對策

3.就算是些微的小事，聯絡不當也會讓家人不安

(六)設立各種紀念日，讚美自己與他人

1.讚美人很重要，但又不容易

2.先從讚美自己開始

3.設定各種紀念日，鼓勵自己與他人

(七)記錄熱門的電影、戲劇、錄影帶情報，以不錯失任何好片

1.蒐集娛樂情報，記錄熱門電影資訊

2.借錄影帶時也要順便記錄新片

3.若能事先記錄電影的評價，將更能享受電影樂趣

(八)整理自己的想法以及周遭發生的事情，建立自傳資料庫

1.「建立自傳資料檔案」是有意義的

2.不同於日記，自傳用的筆記需客觀記錄

3.要捕捉真實的自己，就要完善地利用記事本的記錄

五、這樣就萬無一失─充實筆記術的建議

(一)萬能結合棒─集筆記本與活頁記事本優點之大成

1.活頁記事本與一般記事本各有優缺點

2.融合活頁記事本與一般筆記本的「萬能結合棒」

3.萬能結合棒所形成的「具有編輯機能的記事小本」

(二)超迷你五孔記事本─若能充分利用，將可成為最強的行動工具

1.比「迷你六孔記事本」再小一輪的「超迷你五孔記事本」

2.「超迷你五孔記事本」超級攜帶便利

3.藉著有效的運用使「超迷你五孔記事本」成為最強的行動工具

(三)活頁記事本─發揮桌上情報工具的威力

1.「活頁記事本」不易攜帶

2.在辦公桌上發揮「活頁記事本」的威力

3.利用一本活頁記事本，將有用的公務資料一同管理

(四)A5活頁記事本─集資料大成的最強辦公工具

1.可以將A4紙張摺兩摺整理

2.全部的資料可以集中在一本記事本中

3.《聖經》尺寸的資料也可整理至記事本中

(五)電話留言─將語言留言活用於工作

1.將電話留言當語言筆記運用

2.語言筆記活用法

(六)手機─可於來當作小型的電話簿

1.手機可以當電話簿使用

2.手機可以記憶三百份以上的號碼

3.使用電腦，將可以更進一步地活用手機上的電話簿

(七)數位相機─保存影像的完美筆記

1.數位相機是將「大量」資訊「正確」保存下來的好工具

2.可以錄影的相機是最好的筆記工具

3.利用電腦，進行數位相片的整理

(八)錄音筆─即使是在黑暗中也可單手使用的簡便工具

1.錄音筆與錄音機完全不同

2.錄音筆可在不方便做筆記的地方發揮威力

3.在市場調查上，錄音筆最受歡迎

(九)便利貼─將便利的工具更便利地使用

(十)情報卡─有效管理紛亂情報

1.建議用3×5的情報卡

2.使用卡片盒預防資料卡紛亂

3.資料卡最大的優點在於可以分散瀏覽