這樣簡報超厲害

一、怎樣才算是「超厲害簡報」

(一)你想「跟誰」說「什麼」？

(二)對聽眾而言，「你的簡報裡有什麼是值得聽的？」

─用「一句話」清楚呈現簡報的重點。

(三)「淺顯易懂」＝「邏輯正確」是天大的誤會

(四)有自然的因果關係與必然性，才能讓人覺得「淺顯易懂」

─透過整理、思考、發現的步驟，打造出淺顯易懂的因果關係與必要性。

(五)讓聽眾「沒來由的就覺得有趣！」

─若覺得自己是還蠻會說話的，就盡量用好玩的例子連結內容；如果是比較嚴肅的人，就以正經的「趣味性」打動聽眾。

(六)簡報裡不可或缺的「利基點」、「易懂性」、「趣味性」

─利基點(好處)：對聽眾來說最值得一聽的部分。

─易懂性(簡單)：讓聽眾輕鬆就能聽懂內容。

─趣味性：讓聽眾「想聽你說什麼」。

(七)總結：

1.完全了解自己「想傳達的內容」。

2.熟悉「想提案的對象」，並站在對方的立場與觀點，審視簡報內容。

3.你的提案能提供「對聽眾有利的資訊」。

4.不要用難以理解的邏輯開始話題。

5.用能讓人自然接受的關聯性、因果關係來巧妙串連內容。

6.利用適合自己個性的搞笑方式，讓聽眾「沒來由的覺得有趣」。

7.打造對聽眾來說具有「利基點」、「易懂性」、「趣味性」的簡報。

二、製作淺顯易懂的簡報腳本

(一)只要了解基本模式，準備簡報就變得很簡單

1.分析現況的問題點，再利用「你的提案」解決問題，藉此產生「利益(對聽眾)」的模式。

2.分析「現況所有的選項」，找出有利的選項。

3.分析「自己與其他公司的現狀」，提出該聚焦的重點。

(二)用「KISS原則」簡單說明

─長話短說、簡要說明。

(三)遵循「說明＝迷你裙」的法則，避免語意模糊的簡報

─如果一心只顧著簡化內容，卻忽略了必須傳達給對方的關鍵部分，就是本末倒置。

─想要傳達的對象「擁有什麼背景」？

─想要傳達「什麼樣的內容」？

─希望花「多少時間」傳達內容？

(四)讓「新提案」能產生共鳴與接受度的必要元素

(五)用關鍵字讓「聽眾能在簡報結束後將內容簡單告訴第三者」

(六)要考慮到聽眾無法長時會集中注意力

(七)在開頭及結尾重申重點與關鍵字，能有效將內容傳達出去

(八)總結：

1.從一開始就想好自己要以什麼模式發表提案內容。

2.確認你的說明是否簡單清楚，不管是誰都能聽得懂。避免讓自己的話又臭又難懂。注意「Keep it short and simple」的前提。

3.確認你的說明不是「過短的迷你裙」。嚴格禁止過於簡略的詞彙。最低程度要將簡報的重點說清楚。

4.準備方便解說的關鍵字，讓聽眾能夠以「只要照著簡報這樣那樣，就能達成如此這般的結果」的說明，輕鬆將你的簡報傳達給周圍其他人。

5.聽眾打從心底討厭「過長的演說」。說盡量精簡發表講稿。

6.在聽眾集中力最高的簡報頭尾處，傳達提案的重點及關鍵字。

三、不能輕忽的事前準備工夫

(一)一定要事先調查簡報對象

(二)出場前，先準備好「談話的切入點、見解、結論」

(三)在簡報之前，有些事項一定要事先確認

1.發表時間與各段分配。

2.確認簡報要用到的器材與發表方式。

3.會場電腦的軟體版本。

4.可以的話，預先檢查發表會場與顯示器材的接線方法。

(四)「對你的觀感」會影響聽眾對簡報的印象

(五)總結：

1.調查聽眾的人數。

2.調查提案對與「曾經做過的事」、「正在做的事」以及「接下來想做的事」。

3.調查發表的時間長度與分配流程。

4.調查會用到的器材與發表方式：(1)使用自己的筆電；(2)不使用會場準備的電腦；(3)有沒有投影機；(4)需不需要用字卡。

5.發表時仔細確認器材：(1)發表時要使用的軟體種類與版本；(2)有投影機的情形下。

6.自己的筆電能夠跟投影機連結嗎？有沒有準備連接線？

7.檢視會場的方法：(1)從聽眾的角度確認會場；(2)從發表者的角度確認會場。

8.配合發表內容好好整理自己的外觀。

四、掌握簡報規劃的大前提

(一)了解自己簡報的概要與關鍵字

(二)不厭其煩、小心仔細準備，最後，膽子要大！

─捨棄枝微末節的部分，重點在內容是否易懂。

(三)簡報時要會用淺顯易懂的「舉例來說」！

(四)百聞不如一見！用視覺來說故事！

(五)只要簡報淺顯易懂，聽眾就很難忘得掉內容！

(六)「舉例」與「視覺」如同雙面刃，必須謹慎使用

─曖昧不明的印象(比喻)，是誤解的淵藪。

(七)希望聽眾能將內容散播出去，就將之轉換為關鍵字！

(八)從「引言」到「總結」，完整確認簡報的腳本

1.200個字左右的文章(概要)。

2.幾句「10個字之內」的句子(重點提示)。

3.一個7~8個字之內的語句(關鍵字)。

4.順序：

(1)首先提出簡報的關鍵字及重點提示。

(2)說明內容，並輔助說明「淺顯易懂的影像」，來解釋難理解的部分，而除了用語言再次描述視覺印象，也準備簡短易記的關鍵字，並用能加強印象的文字來作總結。

(3)從重點提示裡，反覆點出容易背誦的關鍵字。

(九)總結：

1.為了澈底掌握自己的簡報內容，試著濃縮出「200個字左右的文章(概要)」、「幾句10個字以內的句子(重點提示)」、「1個7~8字的語句(關鍵字)」。

2.為了讓聽眾能輕鬆了解內容，要有勇氣捨棄「非內容絕對不可或缺的部分」。

3.思索出能淺顯易懂說明內容的比喻與印象。

4.利用圖片及動畫說明聽眾沒聽過的事物。

5.為了避免引喻失當的情況發生，一定要在「圖片、動畫」、「簡單明瞭的比喻與影像」之後，再加上言語說明。

6.務必要用簡短的關鍵字，重新描述「圖片、動畫」與「簡單明瞭的影像」。

7.將內容的順序與發表，以「重點提示」→「概要」→「能自然引導聽眾行動的關鍵字」的流程作安排。

五、簡單明瞭的投影片基本製作重點

(一)投影片的製作重點─文字的種類與大小

1.利用文字表現出順序、項目、內容、結論的「條列式投影片」。

2.使用圖片、表格、統計圖、動畫表現的「示意型投影片」。

3.投影片的版面尺寸調定為A4，30點的大小；字體最小不要小於20點；配置5~6行內文。

(二)投影片的製作重點─文字顏色與背景色

─深冷色系的背景配上白色字；或純白背景配上黑色字。

(三)投影片的製作重點─依照「Z的法則」決定發表的順序

─由左至右；由上至下。

(四)投影片的製作重點─連表格也能套用的Z法則變得井然有序

(五)投影片的製作重點─連統計表也能因為「Z的法則」變得淺顯易懂

(六)投影片的製作重點─加強素材之間的連結性

─最初提出的素材與之後的素材之間，有著什麼樣的連結性？

─素材之間有著什麼樣的關聯性？

─釐清素材之間的連結性，並非只是為了聽眾，同時也有利於發表者

(七)投影片的製作重點─說明就像爬樓梯

(八)投影片的製作重點─讓聽眾「想要繼續聽下去」的伏筆

(九)總結：

1.單張投影片的內容最多配置6行。

2.使用中粗黑體作為投影片使用的字型。

3.投影片裡的字級介於20~30點之間。

4.雖然背景為暗冷色系而文字為白色的配色模式，是投影片最理想的配色，不過如果有預算限制的話，也可以使用白色背景、黑色文字的配色模式。

5.遵守「由左到右，由上到下」的「Z法則」配置投影片裡的內容與素材。

6.即使是內容相同的表格，也會因為不同的排列方式有產生不同的意義。連製作表格的時候都要遵守「Z的法則」。

7.統計圖也要遵守「Z的法則」。盡量讓統計圖結尾說明的部分與接下來的素材連結。

8.如果在投影片裡使用具有相互關係的素材時(例如圖片、表格、統計圖)，記得突顯素材之間的關聯性。

9.簡報與解說就如同「樓梯」一樣。要對好的簡報見賢思齊，而不是以糟糕的簡報為範本。

10.在各投影片之會留下讓聽眾「想要了解接下來內容」的伏筆。

六、以反面教材為借鏡─注意別做出會讓聽眾困惑的簡報

(一)「艱澀難懂的簡報」其實有著典型的模式！

(二)絕對不要毫無意義將條列式資料置中對齊版面

(三)儘量避免以置中對齊的方式處理數據表格

(四)四種正確的置中對齊模式

─配置關鍵句(單行)的投影片、表格最上方的列、圖說、標題、副標題。

(五)精簡過長的條列式資料以及冗長的文章

(六)別使用無法一句話說清楚的彩色標示記號

(七)配合簡報內容修正統計圖的項目順序

─數據最高的項目放在統計圖的最上面，然後在下方依序配置數據較小的項目。

─以遞增的方式依序配置各個項目，圖表最下方是數據最高的項目。

(八)統計圖與圖例說明的距離，也是必須多花心思的部分

(九)跳躍式的投影片編排，會讓聽眾感到不知所云

(十)千萬別讓投影片的版面不知該從何看起

(十一)總結：

1.了解「艱澀難懂的簡報」典型。

2.將條列式資料置中對齊，可說是毫無意義，請記得將條列式資料靠左對齊。

3.如果置中對齊數字，聽眾就無法快速看出表格裡數字之間的大小。請記得將數字靠右對齊。

4.可以置中對齊的情況有：「顯示關鍵字(單句)的投影片」、「表格最上方的標題列」、「圖說」、「標題、副標題」等四種資料。

5.刪減過長的條列式資料與文章裡的重覆用語，精簡投影片的版面。

6.適切排列統計圖表的資料順序，能瞬間改變內容的印象。

7.只要將圖列說明配置在圓餅圖上，就能讓觀眾及發表者輕鬆閱讀箇中資料。

8.只要在投影片之間配置「重覆的內容」，聽眾就不會在切換投影片的時候，跟不上說明的內容。

9.想要傳達的內容即使再多，也不要全塞在一張投影片裡。

七、能抓住人心的投影片製作方法

(一)在圓餅圖裡貼入實景照，統計圖表馬上變好懂

(二)使用貼入的圖片讓其他種類的統計圖也簡單易懂

(三)讓條列式資料更簡單易懂：逐條顯示的動畫設定

(四)透過勾選符號讓資料更加簡單易懂的技巧

(五)透過分區顯示統計圖的簡報引起聽眾興趣

(六)依序顯示統計圖內容，做出更有趣的簡報

(七)一目瞭然！在投影片裡播放影片的技巧

(八)在PowerPoint的投影片裡編輯與顯示方程式

(九)讓聽眾實際體驗，難以忘懷的簡報

(十)總結：

1.在統計圖裡貼入具有象徵意義的圖片，就能讓統計圖變得簡單易懂。

2.逐條顯示條列式資料。

3.如此一來聽眾就能一直維持集中力，並對簡報內容保持興趣。

4.在條列式資料的開頭處，配置「勾選符號」的動畫，就能令聽眾對簡報內容印象深刻。

5.讓統計圖表的元素如同顯示條列式資料的方式依序顯示，也能提高聽眾的集中力。

6.發表者可在說明統計圖的過程裡隱藏部分的內容，到最後才向聽眾提出問題，這樣不僅可以讓對方專注於簡報內容，還可以讓聽眾身歷其境了解簡報，簡報也會變得活潑有趣。

7.在簡報裡置入動畫的話，就能直接打動聽眾的心。

8.盡可能讓聽眾自己體驗簡報的內容。

八、發表簡報的臨場訣竅

(一)「一邊看著對方，一邊帶著自信說話」是基本的發表方法

─別在發表過程中露出困惑的表情，帶著自信、從容不迫以堅定的口吻說明簡報內容。

─在發表的時候，正面朝向觀眾並看著大家。盡可能與在座的人有眼神上的接觸，也盡量別一味注意螢幕。

─建議使用雙畫面輸出的筆記型電腦。

─在背後提供支援的「使用簡報者檢視畫面」。

(二)開始簡報之前的開場白

(三)當下簡短問答與最後再回答全部問題的不同之處

(四)說明結束之後關掉投影片，讓觀眾的視線朝向自己

(五)在胸口高度處使用手勢，將有效引起觀眾的注意

(六)總結：

1.為了能夠帶著自信看著觀眾發表簡報，請熟悉PowerPoint與筆記型電腦的方法。

2.當觀眾對內容有些疑惑的時候，記得讓觀眾能夠輕鬆在發表過程中提問。

3.不要在投影片裡塞入「會讓觀眾不知該盯著哪裡的素材」。

4.立刻關掉說明過的投影片。

5.讓不要讓雙手低於胸口以下，如此一樣就能自然與觀眾眼神交會。

九、附錄

(一)進行簡報之前的確認事項表

1.在鏡子前面確認自己的服裝是否整齊。

2.聽聽在自己之前的發表者或是主持人的發言，必要的話可以引用。

3.確認哪一類型的觀眾會坐在什麼位置。

4.確認寫著小抄或原稿的手卡是否在手邊。

5.確認手邊有沒有滑鼠(如果需要用到的話)。

6.帶著「一切都準備好了」的自信。

7.開始之前深呼吸，放鬆自己。

(二)反省確認表

1.是否一邊望著觀眾一邊進行發表？

2.發表內容是否是觀眾想聽的內容？

3.發表的時候是否過於冗長或是過於簡短？

4.說話的速度是否適當？

5.有沒有做了哪些會降低觀眾注意力的事？

6.有沒有聆聽來自聽眾的提問？

7.能否明確而簡潔回答問題？

8.是否將觀眾引導至自己想要的方向？

9.有沒有聽取來自觀眾、主持人以及前位發表者的內容？

10.自己的簡報有產生任何效果嗎？

(三)事前調查(盡量在發表當天的一個月之前完成)

1.調查觀眾的相關事項(背景、從事領域、人數、興趣、專長)。

2.預測觀眾可能會有的疑問、感想、問題。

3.調查在自己之前或之後發表簡報的競爭者(別人與自己的不同之處為何？)

4.正確掌握發表時間(說明時間、討論時間)。

5.檢查發表簡報所使用的機器。

(四)製作資料(盡量在發表日的前兩週之前完成)

1.將自己想發表的內容整理成關鍵字。

2.決定發表的流程。

3.決定結論。

4.在手卡裡寫上小抄與原稿。

5.準備必要的視覺元素。

6.製作簡報發表與回答問題所使用的投影片(資料)。

7.製作附錄資料(需要的話)。

8.以發表簡報的環境條件彩排一次。

9.擬定必須縮減、拉長簡報時間的對策(找出內容可以調整的投影片)。

10.製作「注意事項清單」檢視發表簡報所需的物品。

(五)訂正資料(盡量在發表當天的一週前之前完成)

1.試著對其他人先行發表簡報，聽聽他們的感想，找出應該修正的部分。

2.先準備替代方案，以使在無法使用筆記型電腦或投影機的情形加以應變。

(六)發表數天前

1.實際確認講台、螢幕、觀眾與你的相對位置。

2.從觀眾以及主持人的角度，確認螢幕與發表者的位置。

(七)發表當天

─確認之前製作的「注意事項清單」，檢查是否有忘記的事項。