時間密度管理術

一、有效管理時間，才有幸福人生

(一)你還不了解時間的價值

1.實際體會一下三分鐘的價值

2.有意識的時間比較長，無意識的時間比較短

3.時間的價值

4.算一算你剩下多少時間

5.剩餘時間的管理攸關你的幸福

(二)懂得時間管理，沒錢也能幸福

1.錢財的價值是相對的，時間的價值是絕對的

2.時間也可以說不是人人平等

3.金錢可以儲蓄，時間不能儲蓄

(三)能夠按照自己的意思支配時間的方法，就是「時間管理術」

1.不想讓自己很忙的

2.純粹的閒暇並不叫幸福

(四)時間管理可以讓累人的工作變輕鬆

1.縮短不喜歡時間的方法─訂立眼前立即看得到的目標

2.工作有目標，做起來才輕鬆

3.改用有長短針的鐘表

(五)確保作業必須的時間

(六)缺乏時間管理為他人所帶來的困擾

1.即使只有自己的作業逾時，但會連帶剝奪他人的時間

2.利用計畫表管理時間

(七)一定會多出大量的時間

1.時間管理會愈做愈上手

2.做好時間管理也能提升他人的時間效率

3.讓下屬不再遲到的「約定」

4.用點巧思讓時間變多

5.努力提高效率，效率自然能倍增

6.可以處理的作業量愈多，作業速度也會變快

7.就當作「沒有明天」

二、提升時間的價值

(一)時間的價值為何

(二)愈「後面的時間」愈好掌握

1.愈是往後的排程，愈能完美執行

2.重視日後的會面約定，提高生意的成功率

3.誰先說要改時間，誰就輸了

4.有時間準備的工作計畫，價值才會高

5.愈早訂立的計畫，實行起來愈有意思

6.預定休假的日期，先講先贏

7.衡量你和你的工作價值的基準

8.沒有預留時間，工作容易因意外插曲而耽誤

(三)掌握主控權的商務約會術

1.主控權操之在你

2.一定要強調「前往拜見」這幾個字

3.對方遲到或放你鴿子的話，你的機會就來了

4.不能被動等候回覆

(四)不可以設定優先順位

1.決定優先順位的不是內容，而是時間：能夠讓時間發揮最大效用的處理方式應該優先；能讓對方滿意的處理方式應該優先；比較花時間的工作應該優先

2.訂立工作計畫時，要先想要何時結束

(五)愈忙的人時間價值愈高

1.愈忙的人愈有和他見面的價值

2.所謂忙碌，是指單位時間的工作密度增加

3.愈忙的人愈懂得「化零為整」

(六)一週或一天中的種時段有也價值上的差異

1.早上從事的活動最容易養成習慣

2.睡眠時間是最彈性的

3.清晨時段不用擔心被打擾

4.星期一的價值最高

5.商務約會應該排在週一還是週五

(七)行程計畫的三大要素─人、地點、事項；盡量不要離開座位

(八)行事曆上要區分「商務約會」和「作業」兩大類─切忌將「作業」和「預定計畫」混為一談

(九)事前的準備工作，可以讓時間發揮最高價值

1.事前一定要做準備

2.備份資料也是重要的準備工作之一

3.備用品庫存太多，反而是一種浪費

(十)為什麼預估的時間不夠準確

1.無法預估自己所需時間的原因

2.計畫全力以赴時所需的時間

3.預估切忌過於「樂觀」

(十一)先開出「口頭支票」可以先確立事情的價值

1.開會討論之前先提交討論內容

2.離開辦公座位之前一定要交代一聲

(十二)臨時受託的「棘手任務」更值得把握

(十三)無法依照計畫完成工作時的因應之道

1.絕對不要逃避現實

2.個人能力的差異頂多一兩成而已

3.能力的差異和努力的差異不可混為一談

(十四)持之以恆不容易，所以要把握當下，全力以赴

(十五)只要盡力做過，都不算白費

三、提高效率，增加時間

(一)利用整體規劃來增加時間

1.整體規劃得宜就能提高工作效率

2.冷靜地排列出作業順位

3.整理東西也是要有計畫的

(二)不要再使用電話了

1.利用電子郵件聯絡才能省時

2.電子郵件傳得快的人做事也有效率

3.打字的速度要快

4.盡量減少電子郵件的往返

(三)「找資料」比「管理資料」還重要

(四)紙本文件都應該丟掉

(五)開會內容一定要錄音

(六)相關情報應事先整理成書面資料

(七)先準備起來，就不怕忘記

(八)隨時準備好記錄情報

1.片斷的情報也要記錄

2.用顏色或記號來區分大量的紀錄內容

3.名片用手機拍下來，就能隨身攜帶

4.留言條應該從留言內容寫起

5.只用0.1秒做備忘的技巧

(九)所有的作業若能「重複使用」，就能加快工作速度

(十)最有效的時間縮短時術，就是確實傳達訊息

1.對方理解了，傳達才會有意義

2.對於能力較低的對象，結果的確認更重於訊息的傳達

3.讓對方做備忘錄

(十一)懂得怎麼提問才能省時

1.不要以自己的興趣本位提問

2.不夠明確的問題不如不問

3.圓融的溝通技巧

4.對於很難提問的對象，盡量只讓對方回答「是」或「否」

5.不要再拿天氣當開場白了

(十二)用最短的時間讀資料的方法─決定必要資訊的數量；從標題開始擷取情報；發覺情報不足時，就要考慮其他辦法

四、善用零碎的時間

(一)善用班碎時間才能增加時間─找出適合零碎時間的作業；要多利用手機的功能；零碎時間的作業要訣

(二)愈單純的作業愈適合「零碎時間」─能夠中途暫停的作業就可以零進行

(三)尋找「可以調動的時間」

(四)處理零碎時間的要訣

(五)開心的事要「少量多餐」進行才有意思

(六)在零碎時間裡專注思考的要訣

(七)光靠零碎時間當然不可能完成

五、「同步進行」可以增加時間

(一)最能增加時間的方法就是「同步進行」─邊走路可以邊聽音樂；2.被動接收型的訊息適合在移動中聽取；可以閱讀的內容最好隨身攜帶；隨時隨地都能進行「思考」

(二)腦中常存適合「同步進行」的備案─多準備幾種可以「同步進行」的活動；空出來的時間和「同步進行」的概念不同；發現可以「同步進行」的新樂趣；「同步進行」才不會有壓力

(三)通勤時間的「同步進行術」

(四)等待的時間也可以「同步進行」其他作業

(五)在自己家中實踐的「同步進行術」

(六)打電腦時的「同步進行術」

六、壓箱秘笈「極致的時間管理術」

(一)提高時間效率的終極之道─截止時間前的那股衝勁；讓自己隨時都能盡全力；真正使出全力才不會累

(二)不要三心二意

(三)享受忙碌的秘訣

(四)要有度量讓別人分擔你的工作─能讓下屬分擔工作的才叫公司；2.交待得夠清楚，別人才知道怎麼做

(五)管理行程不必再依賴秘書的時代來臨了

(六)增加人氣和人脈的時間管理術

(七)終極之道